・台本・進行表
イベント進行のタイムスケジュール（時間配分や休憩時間など）や内容をまとめる。
司会者やナレーションの台詞があるとイベントの流れが分かりやすい。
音響、照明、舞台の仕込みがあるのに会場が開くのが9時、リハーサルが9時からというようなスケジュールにしないように。それぞれに仕込みにどれぐらい時間が必要か聞いてください。
ホール以外の仮設ステージを使用する場合は音響、照明のセッティング前に出来上がっているように手配する。

・セッティング図
使用する楽器、立ち位置、マイクの本数、SEの有無などのコメント入りの図を作る。どのような図を作ればいいかわからない場合は音響担当者などに相談してみましょう。
当日いきなりマイクやラインが増えないように！

・各業者の手配
音響、照明、舞台設営など必要な場合は早めに手配する。業者への強引な値引きは機材の低下だけでなくやる気も喪失させるおそれがあるので注意が必要です。

・打ち合わせ
イベントの全体像が主催者の頭の中だけにあり、スタッフには何がやりたいのか（何が起こるのか）わからないような事がないように事前にしっかり打ち合わせしましょう。

・きっかけ
司会の入るきっかけ。SEが入るきっかけ。どん帳を上げるきっかけ。などなどはすべてのスタッフがわかるように説明しましょう。きっかけが曖昧だとでたらめなイベントになります。

・突然の変更
イベントに突然の変更は付き物です。わかった時点でとにかく早く伝達しましょう。

・主催者サイドのスタッフ
入場者の整理や案内・放送・受付・もぎり・出演者の誘導・接待等に必要な人員は、主催者側で事前に手配しておく。また、各スタッフは誰が見てもわかるようにネームバッチ等つける。
頭数揃えのやる気のない人はスタッフにしないように。

・電源
本番中に電源が落ちると大変です。必ず会場の電源容量や位置、 使用する機材がどれぐらい電気を食うか確認しましょう。
会場が野外の場合や屋内でも十分な電力が得られない場合は発電機をレンタルする。

・ケータリング＆弁当
裏方は休憩時間でも持ち場を離れられないことがよくあります。弁当、飲み物など用意してあげると喜びます。

・用意するもの（小物）
ガムテープ（紙テープは不可）、各種マジック、ペンライト、ゴミ袋、

・予算
ホール、音響、照明、舞台、著作権、スタッフ、出演者謝礼、弁当、飲物、その他諸経費等しっかり予算を組んでください。
主催者は本番と言うことで気が動転していて多くのことに気が回らないということが多いと思います。しかしイベント自体を良いものにしたいのであれば裏方の協力がなくてはうまくいきません。当日パニックにならないためにも事前にしっかりシミュレーションをし、計画を立て、打ち合わせをして本番にのぞみましょう。